2021年7月14日下午，湖师教院走访优秀校友的暑期团队两名志愿者对于采访钱佩忠教授的活动进行了前期工作的交流和准备。
首先，两名志愿者通过短信的方式和钱教授进行了首次的沟通联系，询问钱教授近期有空的时间前往进行优秀校友采访活动。最终定于7月16日下午2点前往浙江省国家大学科技园A座（钱佩忠教授的办公地点）进行采访活动的展开。
其次，志愿者通过百度百科、微博等互联网平台对钱教授的相关经历、所获荣誉、现任岗位、职业职称进行了初步的了解，有利于后期采访过程中针对性问题的提出，并对优秀校友有了跟全面的交流。
最后，志愿者进行了相关工作的分配，对于前期交涉、资料查询、采访、拍摄、后期整理、文稿撰写等工作进行了相关的划分。